Das Büro der Zukunft bedarf mehr als einer stabilen Internetverbindung

06.04.2022

Das Büro der Zukunft – es wirkt schon fast wie ein alter Hut. Seit nunmehr fast zwei Jahren wird darüber diskutiert und spekuliert, wie sich der Flächenbedarf verändert und welche Konzepte es braucht, um aus dem ehemals klassischen Arbeitsplatz eine Kommunikationsstätte zu schaffen.

Dabei spielt die Vereinbarkeit von Home Office, Remote Work und vor-Ort-Präsenz eine wichtige Rolle – führt das zu einer Reduktion der Flächen? Wahrscheinlich.

Was dabei jedoch häufig vernachlässigt wird, ist der „Faktor Mensch“. Denn auch ein noch so ausgewogenes Arbeitsplatzkonzept braucht in der Umsetzung vor allem eines: Die Akzeptanz der Mitarbeiter: innen. Und um diese zu gewinnen, reicht es nicht, technische Innovationen und neue Arbeitsplatzkonzepte über eben diese auszukippen – es muss kommuniziert werden, welche Vorteile diese neue Form des Arbeitens bietet. Diese neue Arbeitsform muss Teil der Unternehmensphilosophie werden und ein weiterer wichtiger Aspekt: die beste Technik bringt nichts, wenn die Mitarbeitenden nicht damit umgehen können und sich darüber verlieren. Denn das schadet nicht nur den Mitarbeitenden selbst, es führt zu Ineffizienz und somit Unzufriedenheit auf allen Seiten. Wo also anfangen?

Der Arbeitsmarkt hat sich nicht erst seit der Pandemie deutlich verändert. Ob es „War for Talents“ oder „Fachkräftemangel“ genannt wird, eins ist klar: Inzwischen wählen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Unternehmen – und nicht mehr umgekehrt. Dabei sind die Ansprüche gerade bei der jungen Generation völlig andere als noch vor 15 Jahren. Und dazu zählen neben attraktiven Büroflächen mit Tischkicker in guter Lage inzwischen mehr und mehr die Unternehmenskultur.

 

1. „Weiche Faktoren“ werden immer wichtiger bei der Wahl des (künftigen) Arbeitgebers

Neben den fachlichen Anforderungen an einen (potenziellen) Job, werden die Faktoren  Flexibilität des Arbeitsortes, Identifikation mit dem Unternehmen und das Einbringen individueller Talente immer wichtiger. Das alles sollte gleichwohl im Rahmen einer gesunden Work-Life-Balance stattfinden. Auch das ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung: wie vereinbaren wir das flexible Arbeiten mit einer klaren Trennung von Beruf und Freizeit? Oder bedarf es hier auch eines neuen Konzepts für die Büroflächen? Wie wäre es denn, wenn man vom Schreibtisch mal kurz aufs Laufband nebenan könnte?

 

2. Es menschelt im Berufsleben

Statt Produktivität und Effizienz spielen Mitarbeitergesundheit und -benefits eine immer größere Rolle beziehungsweise haben viele Unternehmen verstanden, dass diese beiden Faktoren die Grundlage für effizientes Handeln sind. Dazu zählt auch die Vereinbarkeit von Beruf und Familie unter Berücksichtigung der eigenen Gesundheit. Das heißt, die Firmenpolitik von Morgen muss sich an den Menschen, die dort arbeiten, orientieren. Einige Unternehmen haben hier bereits erste Schritte getan und beispielsweise Eltern-Kind-Büros eingerichtet. Solche Maßnahmen sind auch eine Form der Wertschätzung – eine immer wichtigere Währung im Berufsleben. Und es hat sich gezeigt, dass eben diese Maßnahmen auch wirtschaftliche Vorteile bieten. Zufriedene Mitarbeiter sorgen für bessere Ergebnisse – und somit auch eine verbesserte Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.

 

3. Hybride Antriebe – auch für den unternehmerischen Erfolg

Büro, Home Office, Remote Work – noch viel zu oft, stellen sich Unternehmen die Frage, welche Arbeitsweise nun die beste für das jeweilige Business ist. Und schon stößt man auf einen noch immer etablierten Denkfehler: Denn die Frage muss doch lauten, was ist das beste Modell für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um dem Unternehmen das bestmögliche Ergebnis zu liefern? Die Antwort wird wohl in den meisten Fällen sein: Hybride Arbeitsmodelle. Denn diese bieten unter anderem die Basis für eine gesunde Work-Life-Balance. Übrigens tragen auch die Büroflächen und deren Gestaltung zur Effizienz sowie mentalen Gesundheit bei. Daher empfiehlt es sich, diese nicht nur “modern” zu gestalten, um die Kollegen wieder ins Büro zu holen, sondern auch zu schauen, wie man diese gestalten muss, damit die mentale Gesundheit gefördert wird.

 

4. Nine to five ist so 1990

Das flexible Arbeiten – es ist in aller Munde und doch fühlt es sich für viele Unternehmen noch seltsam an, dass Mitarbeiter nicht von 9 Uhr bis 17 Uhr am Schreibtisch sitzen. Was früher als ineffizient verschrien war, da sich angeblich Abstimmungsprozesse verzögern und niemand mehr Kontrolle über die einzelnen Mitarbeiter hat, hat sich in den letzten Monaten als Erfolgsmodell gezeigt. Denn es steigert nicht nur die Effizienz jedes einzelnen Mitarbeiters, wenn dieser seine Arbeitszeit so einteilen kann, als dass sie sich mit seinen Lebensumständen und -ansprüchen vereinbaren lässt, es bietet auch die Möglichkeit internationale Teams aufzubauen. So lässt sich an dieser Stelle zusammenfassen: Hybridarbeit in Kombination mit flexiblen Arbeitszeiten bietet auch den Unternehmen völlig neue, „internationale“ Möglichkeiten.

 

5. Remote Working bietet echte Chancen – und einige Gefahren

Bei allen Vorteilen dieser neuen Arbeitsmodelle sollte eines nicht unterschätzt werden: durch das „lose Arbeiten“ ohne starre Rahmenbedingungen können einzelne Mitarbeiter durchaus „verloren“ gehen. Gerade diejenigen, die es nicht gewohnt sind, den Kaffeeplausch von der Büroküche in einen Teamskanal zu verlegen oder aufgrund ihrer Aufgabenbereiche in einem Art Silo verschwinden, müssen hier aktiv von der Unternehmensleitung und den verantwortlichen Kollegen in die neue Struktur eingearbeitet und eingebunden werden. Das stellt sowohl für die Mitarbeiter: innen als auch für das Unternehmen eine gewisse Herausforderung dar – die jedoch mit den passenden Konzepten bewältigt werden kann. Zu diesen Konzepten kann eben auch eine regelmäßige vor-Ort-Präsenz zählen – und sei es nur für einen kurzen Plausch an der Kaffeemaschine. Wie wichtig die Küche als Kommunikationsstätte ist, haben immer mehr Unternehmen erkannt und bieten hier auch den Raum für ein kurzes, gemütliches Zusammensein.

 

6. „Das kann doch auch ein Computer“

Noch immer sorgt dieser Satz bei einigen Menschen für die Angst, dass der Einsatz von Technologien zum Wegfall von Arbeitsplätzen führt. Dabei geht es doch vielmehr darum, durch den Einsatz von Technologien und Automatisierung einzelne Abläufe zu optimieren. Und dabei geht es nicht nur um den Roboter am Fließband, vielmehr halten Künstliche Intelligenz und Lösungen für das hybride Arbeiten Einzug in den modernen Arbeitsalltag – zum Beispiel in Form einer App, um den jeweiligen Schreibtisch bei einem hybriden Arbeitsplatzmodell buchen zu können. Eine der Grundlagen für effizientes Arbeiten in einer neuen, modernen Welt. Eine weitere: die richtigen technischen Voraussetzungen am Standort, um diese auch nutzen zu können – denn wo kein stabiles Netz, da keine neue Welt.

 

7. Was ein Computer nicht kann

Bei allen Neuerungen und dem Einzug neuer Technologien sollte man nicht vergessen, dass diese Technik auch immer noch bedient werden muss. Und das beginnt bei vermeintlich neuen Softwarelösungen oder Applikationen wie Chatprogrammen. Sind die Mitarbeiter nicht in der Lage, diese effizient zu nutzen, bringt die schönste Technik nichts. Heißt: Regelmäßige Fortbildungen der Mitarbeiter sind unerlässlich. Aber nicht nur in diesem Bereich braucht es neuer Fähigkeiten, die neuen Arbeitsformmodelle bedürfen auch einem „Update“ der Softskills wie Teamarbeit, Führung, Kommunikation und einem gewissen Maß an Anpassungsfähigkeit.

 

8. ESG: So groß die Buchstaben, so groß die Herausforderungen

Zu einer positiven Arbeitsplatzkultur gehört, neben den technischen Grundlagen sowie den neuen Arbeitsplatzmodellen, auch eine authentische Firmenphilosophie, die sich nicht nur auf das Unternehmen selbst und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezieht. Es ist das Thema der heutigen Zeit: ESG. Aktuell stehen vor allem Umweltfragen im Fokus vieler Unternehmen, doch auch die soziale Verantwortung sowie Governancethemen erhalten immer mehr Aufmerksamkeit. Kurz: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beobachten, wie Unternehmen mit den damit verbundenen Herausforderungen umgehen. Stellen sich Unternehmen diesen, sorgt das wiederum für eine positive Arbeitsplatzkultur und bindet Mitarbeiter.

Was das alles mit den passenden Flächen zu tun hat? Nun, neben Quadratmeterzahlen und Ausstattungsmerkmalen sollten Unternehmen auch die eigene Firmenkultur sowie deren zukünftige Entwicklung bei der Wahl neuer Bürokonzepte miteinbeziehen.